Как создать накладную
Вы регулярно отправляете грузы или документы клиентам? Тогда корректно оформленная накладная имеет решающее значение для надежной и своевременной доставки груза в пункт назначения. Воспринимайте ее как «паспорт» вашего груза, который сообщит таможенным органам все необходимое для его дальнейшей доставки без задержек.
В этой статье мы расскажем о важности накладной и дадим пошаговое руководство, которое поможет вам правильно ее заполнить.
Что такое накладная?
Накладная – это документ, который прикладывается к грузу и содержит критически важную информацию, необходимую для того, чтобы операционные системы, курьеры и сотрудники таможни могли обрабатывать и отслеживать транспортируемый груз.
В накладной указывают такие важные сведения, как имя и адрес отправителя и получателя, содержимое, а также информацию о том, кто несет ответственность за оплату пошлин и налогов.
Как уникален каждый груз, так и уникальна его транспортная накладная. Без нее есть риск доставки груза позже заявленного срока, потери груза или его задержки на таможне.
Для чего нужна накладная?
Накладная – это документ, выдаваемый перевозчиком, в котором содержатся подробные сведения и инструкции о доставке: информация о содержимом груза, куда он транспортируется и каким образом он должен быть доставлен в место назначения. Для международных грузов накладная необходима и для прохождения таможни. В некоторых случаях накладная может выступать в качестве квитанции об оплате и обязательного документа для страхования.
Накладная обычно прикрепляется к внешней стороне упаковки груза, чтобы любой сотрудник, который работает с данным грузом, мог легко ознакомиться с важными деталями. Благодаря техническому прогрессу появились электронные накладные, которые повышают прозрачность и эффективность транспортировки и, конечно же, являются более удобными для клиента. Кроме того, этот вариант более экологичен.
Что указывается в накладной?
Основными элементами накладной являются сведения об отправителе и получателе, а также о пунктах отправления и назначения. Эта информация помогает перевозчику узнать, куда направляется груз, а сотрудникам таможни понять его тип.
Почему накладная так важна?
Накладная действует как юридическое соглашение между грузоотправителем и перевозчиком. Она необходима в целях установления ответственности, для страхования и оплаты.
Накладные содержат идентификационные данные, позволяющие отслеживать груз в режиме реального времени, что снижает риск его потери. В современном мире отслеживание стало обязательным для любой доставки за границу. Компании из сферы электронной коммерции, например, хотят, чтобы их грузы доставлялись клиентам быстро и вовремя – любые задержки или потери плохо отразятся на их бренде.
Заполнение накладной
Руководство по заполнению накладных
Важно, чтобы вы внимательно заполнили накладную! Таможенные органы проверят соответствие деталей содержимому груза и инвойсу, поэтому несоответствия могут привести к задержке в доставке вашего груза.
Вот основные сведения, которые необходимо указать в накладной:
- Имя грузоотправителя, его адрес (юридического или физического лица), номер телефона и адрес электронной почты
- Имя получателя, адрес и номер телефона
- Описание содержимого груза, включая вес, размеры и стоимость
- Если содержимое вашего груза предназначено для продажи, вам может быть предложено указать идентификационный номер налогоплательщика отправителя/получателя.
- Оплачены ли пошлины и расходы по транспортировке отправителем (DTP), или этот процесс остается на стороне получателя (DTU) и все пошлины и налоги в стране назначения будут оплачены грузополучателем.
Как DHL может помочь
Заключив договор с DHL Express, вы сможете получить квалифицированную консультацию и советы наших экспертов по всем вопросам, связанным с международной доставкой – от рекомендаций по выходу на новые рынки до руководств по заполнению накладных и таможенному декларированию. Это означает, что у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на своем бизнесе!